6 strumenti indispensabili per digitalizzare un’azienda

Ho sempre creduto in un lavoro che prescindesse i normali canoni: niente ufficio, nessun orario fisso, niente cartellino. A questo si aggiunge il mio amore verso l’efficacia e verso l’automatizzazione, due cose che mi hanno sempre spinto ad esplorare nuove soluzioni.

Sinceramente non riesco più a concepire imprenditori che passano il weekend “a fare fatture” o roba del genere, eppure ne esistono tanti in questa situazione. Siamo nel 2020, le soluzioni esistono, basta guardare un po’ più in la del proprio naso!

In questo post voglio condividere con voglio i tool che mi hanno salvato letteralmente la vita. Ovviamente mi avvalgo di molti altri strumenti specifici per il mio settore (SEMRush, Screaming Frog, SEOzoom,…), ma i 6 che trovate qui sotto sono letteralmente la base e possono essere adottati da qualunque PMI.

Zendesk

Partiamo da qui. Se gestisci molte richieste da parte dei clienti non può mancare nel tuo arsenale digitale un software di ticketing. Mi è capitato molte volte di entrare in aziende dove gli ordini di lavoro erano semplici fogli, o addirittura dei post-it.

Ma l’apice l’ho raggiunto quando alla domanda “ma voi come gestite le chiamate dei clienti?” mi hanno risposto “bhe, niente, mi giro e lo dico al mio collega” 🙂 Il problema è che questa società non si occupava di lavorettini semplici, ma di supporto a multinazionali che figurano nel S&P500!
Ecco, quando gestite i vostri ordini di lavoro in questo modo, o avete un paio di clienti oppure state sicuri di far incazzare la maggior di quelli che si rivolgono a voi.

Un software per la gestione dei ticket vi permette di non dimenticarvi nessuno dei vostri interventi e di tenere traccia di tutto quello che è stato eseguito. Potrete inoltre tracciare un profilo dei vostri clienti e del genere di incarichi che ricevete, andando così a tagliare tutto quello che non porti abbastanza utili.

Dopo averne provati molti, sono giunto ad una conclusione: Zendesk è il meglio che possiate trovare sulla piazza! Per buona pace delle soluzioni, anche molto costose, di Infor o SAP.

I punti forti che ho apprezzato in Zendesk sono l’interfaccia intuitiva. le possibilità infinite di integrazione, il supporto e la cura che mettono nella formazione degli utenti, a fronte di un costo veramente contenuto.

Hubspot

Uno dei miei grossi crucci è sempre stata la gestione delle vendite. Quando lavori come freelance devi occuparti di tutti gli aspetti della tua azienda: dal giuridico, all’operativo, gestire il supporto dei clienti, ecc ecc.

Hubspot mi ha dato un tremendo aiuto sulla gestione dei clienti, tracciare tutti gli affari aperti e a che punto della vendita erano.

Quante volte ti è capitato di bucare un affare perché hai mandato un’offerta in ritardo? Sinceramente a me tante volte, oberato dai progetti in corso d’opera e dalle riunioni è una cosa più che normale. Ma grazie ad Hubspot sono riuscito a sistemare questa problematica.

Una piattaforma del genere è assolutamente fondamentale per qualsiasi azienda, unita a Zendesk (Hubspot permette di gestire i ticket, ma non è il massimo) può veramente rivoluzionare il modo in cui lavori e con cui dai supporto ai tuoi clienti.

Trello

Progetti, task eseguiti, onboarding dei clienti e dei dipendenti, procedure aziendali,… Trello è con un coltellino svizzero digitale.

Se ancora non lo avete sentito nominare, Trello è un tool fondato sul principio Kanban, In pratica vi mette a disposizione dei post-it virtuali su cui annotare di tutto e delle bacheche (sempre virtuali) dove tenere traccia dell’avanzamento dei task, il tutto modificabile in maniera collaborativa.

Questa semplicità lo porta ad essere utilizzato per una marea di funzioni smart e non per forza solo per la gestione dei progetti. Alcuni esempi? Organizzare un pool di influencer per una campagna marketing, oppure comunicare la roadmap della tua azienda e gestire suggerimenti e feedback da parte degli utenti, come fa la startup fintech Selma in questo fantastico esempio.

Abaninja

Il fastidio della contabilità aumenta in maniera proporzionale a quanto più lontano è il tuo core business dall’ambito fiduciario, vero?

Come ho scritto nell’intro, per me l’essenziale è automatizzare qualunque processo che può essere automatizzato. Se poi sono task che mal sopporto, sono ancora più motivato ad automatizzarli!

Ho utilizzato Abaninja all’inizio della mia avventura da imprenditore digitale, ma non mi aveva soddisfatto fino in fondo. Decisi così, da buon sviluppatore, di creare il mio software di gestione della contabilità, tagliato sulla mia vision. Per anni utilizzai il mio buon software, fintanto che, qualche mese fa, non decisi di testare altre soluzioni, e a questo punto rientrò in gioco Abaninja a gamba tesa.

Dopo anni ho ritrovato questo tool molto più maturo. Ora non si occupa soltanto di gestire le offerte, le spese, le fatture e le fatture ricorrenti, generando solo un giornalmastro. Ora Abaninja si interfaccia al conto bancario della tua azienda occupa per controllare i pagamenti dei clienti ad effettuare i versamenti ai fornitori, è possibile registrare i tempi di lavoro dei dipendenti e molto altro, tutto questo generando una marea di report e un bilancio dettagliato di fine anno.

Secondo me, Abaninjia è uno strumento fondamentale per ogni PMI, permette realmente di liberare risorse preziose per concentrarsi su lavori di più alto valore aggiunto.

Google Docs

Biosogna aggiungere qualche cosa? In un mondo dominato da Microsoft Office, Google Docs ha saputo creare uno strumento di lavoro eccezionale. Il suo punto di forza? La collaborazione in tempo reale.

Ebbene si: quando lavori con un team distribuito, poter collaborare sullo stesso documento in tempo reale è una figata pazzesca. Oltre a questo si possono creare file da condividere con i clienti in pochi click, tenendo anche sotto controllo il versionamento. Una flessibilità incredibile

Devo dire che ormai apro molto di rado Microsoft Office, talmente tanto che prossimamente cancellerò il mio abbonamento, utilizzando definitivamente solo Google Docs per il mio lavoro.

Infatti, se ci pensate bene, per la maggior parte dei task delle PMI gli strumenti di Office sono veramente sprecati, tutto il daily business può essere fatto tranquillamente con ciò che mette a disposizione gratuitamente Big G. Dormiteci sopra e scoprirete che è proprio così!

Skribble

Da quanti millenni utilizziamo lo stesso metodo per autenticare un documento? Apporre una firma può avere anche qualche cosa magico e poetico, ma siamo nel 2020, diamine!

Ogni azienda ha una quantità di documenti da far firmare e per la maggior parte dei documenti non esiste un reale motivo per cui debba essere apposta una firma autografata, con tutti i fastidi che ne conseguono.

Skribble è uno spin-off di Swisscom che ha creato un’ottima piattaforma per l’autenticazione elettronica dei documenti.

Carichi un PDF, invii il link destinatario (anche a più di uno, a dipendenza delle firme necessarie) e lui lo può firmare utilizzando il numero di cellulare. Ma é legalemtente riconosciuta?
Certamente, il numero di cellulare in Svizzera è sempre legato ad un documento d’identità.

Skribble utilizza tre livelli di firma:

  • SES, per i documenti informali e a basso rischio
  • AES, per tutti quei documenti legalmente vincolanti
  • QES, utilizzabile per atti che richiedono la forma autenticata. Infatti, per poter usare questo tipo di firma, è richiesta una convalida da parte di un avvocato per tutti i contraenti.

NDA, SLA, Quality Agreement, protocolli, tutti documenti indispensabili ma noiosi da gestire. Utilizzando Skribble ho ridotto in maniera considerevole gli sprechi di tempo, evitando soprattutto di spedire i documenti, aspettando la risposta da parte del contraente, o addirittura andando dal cliente per una semplice firma.

Questi sono i tool che ogni giorno mi salvano la vita, quali sono i tuoi?

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